Het gemakkelijk registreren van je uren in 2021

Papieren werkbonnen raken weg, zijn vies en soms onvolledig ingevuld. Digitale werkbonnen zijn de oplossing voor dat soort problemen. Maar op de website van Outsmart is te zien dat het daar niet bij blijft. De digitale werkbonnen maken deel uit van een heel systeem waarmee de binnendienst de mensen in de buitendienst wijzigingen in de planning kunnen doorgeven en waarmee buitendienst medewerkers hun uren kunnen registeren en de afronding van hun taken via een app kunnen doorgeven aan de medewerkers op kantoor. De urenregistratie personeel kan ook worden gekoppeld aan de boekhouding of het factureringssysteem. Ook daarover lees je meer op de website van Outsmart.

Inzicht in je bedrijfsvoering
Door het digitale systeem worden medewerkers gedwongen het werkformulier goed in te vullen. Ook worden voortdurend dezelfde gegevens verzameld. Dat geeft na een tijdje veel inzicht in je bedrijfsvoering. Offertes, werkbonnen, urenregistratie personeel en facturen, het is allemaal opgenomen in het systeem. Door de automatisering en standaardisering loop je snel aan tegen knelpunten in je bedrijfsvoering en kun je je bedrijfsprocessen beter inrichten. De digitale personeelsplanning leidt ertoe dat iedereen weet wat er gedaan moet worden en verandert er iets in de planning dan krijgen medewerkers een pushbericht op hun telefoon. Wanneer de klus verloopt zoals gepland wordt automatisch de urenregistratie personeel ingevuld.

Gemak voor de buitendienst
Niet alleen de bedrijfsvoering of het werk van de binnendienst heeft voordelen van het digitale werkbonnensysteem. Ook de medewerkers in de buitendienst profiteren van het systeem. Ze kunnen heel gemakkelijk met een app op hun telefoon of tablet hun uren registreren, de klant voor akkoord laten tekenen en zo de klus meteen afronden. Ook kunnen er tekeningen en foto’s meegestuurd worden met de werkbon. Ook de planning en hun agenda kunnen ze inzien. Door de realtime verbinding tussen binnen -en buitendienst hoeven medewerkers niet achter elkaar aan te bellen. Door de mogelijkheid tot snelle afhandeling van de klussen kan de binnendienst ook snel de facturen versturen. De app is eigenlijk de mobiele variant op het webaccount van de binnendienst.

De voordelen van een digitaal systeem
Op de website van Outsmart kun je de voordelen van een digitaal systeem terugvinden. Ten eerste het gebruikersgemak en het gemak van de verwerking van gegevens. Geen mappen met werkbonnen meer, maar alles met één druk op de knop beschikbaar. De mogelijkheid tot koppeling met de andere software die in het bedrijf gebruikt wordt, geeft efficiëntievoordeel en minder kans op gegevensverlies. Gegevens zijn in een digitaal systeem gemakkelijk terug te vinden en de realtime verbinding tussen medewerkers geeft ook een groot voordeel.

Dit artikel wordt u aangeboden door out-smart.com. Het is niet gemaakt onder verantwoordelijkheid van de redactie van deze uitgave.