Gemeentehuis Zutphen. Foto: Alize Hillebrink
Gemeentehuis Zutphen. Foto: Alize Hillebrink (Foto: )

Zutphen moet verzakelijken

ZUTPHEN - "Bij de gemeente Zutphen wordt veel opgepakt en weinig afgemaakt." Dit is een van de hoofdconclusies uit het gemeentelijk organisatieonderzoek van waarnemend gemeentesecretaris Ron Jeltema. Hij constateert een grote betrokkenheid en gedrevenheid binnen de ambtelijke organisatie, "tegelijkertijd is de bedrijfsvoering de afgelopen jaren zwak", aldus Jeltema. Kortom, een disbalans tussen ambities en mogelijkheden.

Door Alize Hillebrink

Na het plotselinge vertrek van Boy Jansen begin november trad Jeltema aan als interim-gemeentesecretaris bij de gemeente Zutphen. Hij kreeg de opdracht de organisatie door te lichten en presenteerde begin deze week zijn rapport 'Zutphen in balans', een organisatieadvies dat er niet om liegt. "Bij binnenkomst trof ik een organisatie aan van 450 medewerkers en een eenhoofdige directie bestaande uit de gemeentesecretaris/directeur, die veel bevoegdheden had", vertelt Jeltema. "Daarbij lag er veel op het bordje van de directeur."
Jeltema constateerde veel onrust onder medewerkers en geen rustige werksfeer. "Het vertrek van teamleiders, een openstaande vacature voor gemeentesecretaris en een grote bezuinigingsklus van 13 miljoen die er behoorlijk in hakt, creëert geen rustige werksfeer waarin je kunt opereren." Daarom noemt Jeltema het een "grote prestatie van het college om in een half jaar tijd een groot bezuinigingspakket door de raad te loodsen".

Ambitieus
De ambtelijke organisatie in Zutphen is volgens Jeltema erg betrokken, sterk inhoudelijk gedreven en ambitieus. "De Zutphense ambtenaar is loyaal aan de organisatie en aan de stad, maar zaken afmaken, goed ordenen en implementeren zijn bepaald geen favoriete thema's", zegt Jeltema. Deze noemt hij zwak. "Er was weinig aandacht, ook vanuit de directie niet, voor de financiën en de bedrijfsvoering. Financiën en bedrijfsvoering zijn al jarenlang een minder sterk punt van deze gemeente."

Jeltema constateert een disbalans tussen ambitie en bedrijfsvoering, tussen ambitie en mogelijkheden. "Dit moet weer terug gebracht worden tot een gezonde balans. Een goede balans tussen zakelijkheid en inhoud! De algehele bedrijfscultuur op het gebied van strategie, structuur en personeel moet zakelijker en daar is de komende jaren flinke inspanning voor nodig."

Zakelijke rem
Zutphen is volgens Jeltema een stad met veel kansen en met economische en toeristische potenties, "maar we hebben tegelijkertijd een economisch zwak profiel, ook in financiële zin zie je dat terug. Die spanning zit er dus gewoon op." Dat betekent keuzes maken. Jeltema noemt het kijken met een zakelijke rem: "Afspreken wat doen we wel en wat doen we niet. De raad en de gemeente moeten daarin prioriteiten gaan stellen." Wethouder Harry Matser van financiën zegt hierover: "Het is lastig voor Zutphen om scherpe keuzes te maken. Je wil dat alle zaken prioriteit krijgen, maar dat is niet reëel. Daar zijn we als college inmiddels goed van doordrongen. We gaan samen met de raad kijken waar onze prioriteiten liggen.
Voor Matser komt het advies niet als een verrassing. "Toen ik hier vorig jaar als wethouder aantrad steeg het financiële tekort in een week van 7 naar 11 miljoen. Dus dat de bedrijfsvoering niet op orde was en geen goed zicht was op de financiële huishouding was evident, anders heb je niet in een week dat bericht."
Jeltema verwacht dat Zutphen de bedrijfsvoering binnen twee jaar op orde en 'in control' krijgt. Hiervoor is een nota financieel beleid in de maak dat naar verwachting in juni gereed is.

Driekoppige directie
Vooruitlopend op Jeltema's advies is in januari al gestart met structuuraanpassingen van de organisatie. Met ingang van september dit jaar moet er een driehoofdige directie zitten, waarvan een directeur sociaal domein, een directeur bedrijfsvoering & financiën (daarvoor is reeds een adjunct-directeur aangetrokken) en een gemeentesecretaris. Naar verwachting gaat de nieuwe gemeentesecretaris medio dit jaar aan de slag.
Jeltema is blij dat het college zijn advies goed heeft ontvangen. "Er was veel herkenning ook onder het personeel. Mensen snappen het en zien het ook als nodig. Aan mijn opvolger en aan het bestuur om de komende jaren door te pakken."

Rekenkamercommissie: college moet gemeenteraad beter informeren
De Zutphense Rekenkamercommissie constateert dat de Zutphense gemeenteraad onvoldoende door het college is geïnformeerd over de financiële situatie, risico's en onzekerheden met betrekking tot het sociaal domein. Dit had consequenties voor de mogelijkheden van de raad om te kunnen sturen en controleren. "De informatie die de raad ontving kwam vaak later dan wenselijk en mogelijk was, en was ook nog matig van kwaliteit".

Hoge ambities
Uit het onderzoeksrapport 'Financieel perspectief Zutphen. Een wankel geheel' blijkt dat "financiële informatie - ten onrechte - optimistisch van toon was: echte 'alarmbellen' voor de financiële problemen ontbraken. Bij de decentralisaties van taken in het sociaal domein van rijk naar de gemeente, hadden college en raad bovendien hoge ambities. Hierdoor lag de focus op herinrichting en innovaties, maar niet op een financieel betrouwbare uitvoering.

Control-functie
Evenals gemeentesecretaris Ron Jeltema constateert de Rekenkamercommissie dat het college zich onvoldoende heeft gerealiseerd dat een goede control-functie in de gemeentelijke organisatie essentieel is voor het grip houden op de financiën. "Deze 'control' is juist belangrijk in tijden van forse taakuitbreiding." De rekenkamercommissie adviseert de gemeenteraad het college te verzoeken met verbeteringen te komen van financieel beleid en organisatie, waardoor de raad op tijd en gedegen financiële informatie krijgt om te kunnen sturen.

De rekenkamercommissie heeft dit onderzoek gedaan op verzoek van de gemeenteraad. De motivatie van de raad voor dit verzoek was dat de raad zich overvallen voelde door de snel verslechterde financiële situatie van de gemeente in 2017 en 2018.

Het onderzoeksrapport is hier te vinden.
Meer berichten