Organisatie gemeente Zutphen zet stappen in verzakelijking

ZUTPHEN - De ambtelijke organisatie is erg betrokken en sterk inhoudelijk gedreven, maar de focus op bedrijfsvoering, beheersing en financiële mogelijkheden blijft achter. Dat blijkt uit het organisatieadvies van waarnemend gemeentesecretaris Ron Jeltema dat het college heeft overgenomen op dinsdag 7 mei. Sinds het aantreden van het college en de komst van de waarnemend gemeentesecretaris zijn er al flinke stappen gezet om deze disbalans en de financiële situatie aan te pakken. De komende jaren vraagt het zeker nog een forse investering en een lang adem om te zorgen voor verdere verzakelijking door onder andere het verbeteren van de interne beheersing en het aanscherpen van het financieel beleid.

'Op weg naar balans' 
Bij het aantreden werd het huidige college geconfronteerd met forse financiële tekorten. Dit leidde tot een aanzienlijk pakket aan bezuinigingsmaatregelen. Naast deze maatregelen is het ook noodzakelijk maatregelen te nemen in de organisatie. Om een goed beeld van de ambtelijke organisatie te krijgen, heeft Jeltema daarom de afgelopen maanden gesproken met het college, directie, teamleiders, medewerkers en de politiek. Onder meer op basis van deze gesprekken schreef hij de analyse en advies 'Op weg naar balans'. Hierin concludeert hij dat de dienstverlening goed is, de organisatie sterk inhoudsgericht en erg betrokken is en dat de organisatie reageert en stuurt op wensen uit de samenleving. Tegelijkertijd heeft de organisatie scherpere sturing nodig als het gaat om financiën en control. Ook wordt te veel opgepakt en te weinig afgemaakt. Dat maakt prioriteren en structurele inzet en aandacht voor bedrijfsvoering noodzakelijk.

Aanpak 
In januari van dit jaar heeft de waarnemend secretaris vooruitlopend op zijn advies al een interventie gepleegd in de structuur van de organisatie. Sindsdien kent de organisatie centrale sturing en is een adjunctdirecteur Bedrijfsvoering en Financiën aangetrokken. Dit moet leiden tot een versterkte control- en bedrijfsvoeringsfunctie van de organisatie. Nog voor het zomerreces neemt het college een formeel besluit over de nieuwe organisatiestructuur waarbij ook gekeken wordt naar de indeling van teams. Ook komt er een plan om de bedrijfsvoering binnen twee jaar op orde te krijgen. Dat plan is gericht op het aanpakken van de interne beheersing en het beheersen van de loonsom en de budgetten. Vorig jaar is hier al mee gestart. Naast deze maatregelen die de bedrijfsvoering verbeteren, zorgen voor meer grip en bijdragen aan een betere financiële positie, wordt een benchmark verricht door een extern bureau naar de omvang van de organisatie en de verdeling van de taken.